6.5 - Conozca los Ritmos de su Empresa

Los negocios también están llenos de ritmos. Si identificas los ritmos del año de tu empresa, puedes asegurarte de que tus planes están en consonancia con esos ritmos. Cualquier otra cosa es como tratar de nadar contra la corriente. Tu calendario es la herramienta de planificación a largo plazo que te permite hacerlo.

Toda empresa tiene una época del año ligera y otra pesada. Puedes planificar tus tareas y objetivos de administración de sistemas en torno a estos patrones.

Solía trabajar en una empresa de software que producía tres versiones de software cada año. Cada 120 días se lanzaba una nueva versión. El primer mes se dedicaba principalmente a desarrollar los requisitos de marketing y las listas de características. Había 60 días de desarrollo, dos semanas de control de calidad y dos semanas de fabricación del software y los manuales. El día 120 era el día del envío. Después, todo el ciclo volvía a empezar. Como funcionaba como un reloj tres veces al año, era el sueño de un administrador de sistemas.

Durante el primer mes del ciclo, la mayoría de los empleados estaban en reuniones y la red estaba tranquila. Mientras el correo electrónico estaba en marcha, casi cualquier otra función podía ser desconectada para su mantenimiento y actualización. El “grupo de herramientas” planificó qué versiones de SO/compiladores se utilizarían para la siguiente versión durante los últimos días del ciclo de lanzamiento anterior. El primer mes del ciclo actual era cuando los equipos de administración de sistemas desplegaban esas herramientas. Durante la fase de desarrollo, se toleraban las interrupciones si estaban programadas. La actividad habitual de los administradores de sistemas podía producirse. Sin embargo, hacia el final de cada ciclo de 120 días, se prohibían las interrupciones planificadas. Se trataba de una parte muy intensa del ciclo, en la que se enviaban nuevas versiones de código al control de calidad casi a diario. Por lo tanto, era el mejor momento para que los administradores de sistemas se tomaran un tiempo libre. Siempre había un equipo mínimo para hacer frente a las emergencias, pero, por lo demás, era el momento en que los administradores de sistemas programaban sus vacaciones. Una vez que el software “se convertía en oro” y estaba en la fabricación, la estabilidad sólo era importante en las partes del sistema de las que dependía la fabricación. Todos los demás lo celebraban. Entonces, el ciclo comenzaba de nuevo.

Al planificar el trabajo de administración del sistema en torno al ciclo comercial de la empresa, todo se desarrolló sin problemas.

Otro ciclo comercial habitual es el de las fiestas de diciembre. Por ejemplo, suele ser cierto que los minoristas realizan la mitad de sus ventas durante la temporada de compras navideñas, y suelen perder dinero el resto del año. Durante la fiebre navideña, la red que soporta el negocio debe ser completamente estable. Una hora de inactividad puede costar millones. Por lo tanto, hay poco trabajo de TI programado para esa época. Hay mucho trabajo no programado, sobre todo para hacer frente a las emergencias y poner a punto los servidores sobrecargados. Los desarrolladores son apartados para que no tengan la tentación de hacer cambios “útiles” cuando el riesgo sería demasiado grande. El momento de mayor actividad para todos suele ser unos meses antes, durante la loca carrera por poner en marcha los nuevos sistemas. La época más floja es la primera semana del año, cuando la gente necesita más tiempo para recuperarse.

Las escuelas tienen un ciclo evidente. Hay proyectos relacionados con los principales hitos del año: llegada de nuevos alumnos, matriculación, proceso presupuestario, exámenes finales, graduación, verano.

La contratación también tiene un cierto patrón periódico. Por ejemplo, si se necesita contratar a personas de nivel inicial que acaban de salir de la escuela, el proceso de contratación suele comenzar con anuncios en las universidades en febrero con la esperanza de cubrir los puestos con los recién graduados en mayo. Del mismo modo, las personas con más experiencia pueden ser mayores y, si tienen hijos, querrán trasladarse entre los años escolares, no durante. Hay otros factores que pueden afectar a las contrataciones de final de curso. Rara vez he podido conseguir la aprobación de contrataciones en diciembre, a veces porque las personas que aprueban esas cosas están de vacaciones, pero a menudo porque no se permiten nuevas contrataciones para que las cifras de fin de año sean buenas. Programe sus contrataciones en torno a estos ciclos.

Me encanta trabajar en sectores cíclicos. Hace que la planificación sea mucho más fácil. De hecho, cuando no estoy en un sector cíclico, intento encontrar el ciclo no oficial o, cuando es posible, hacer que la empresa entre en un ciclo. Una empresa de software en la que trabajé no tenía consistencia en sus lanzamientos de software, y me convertí en el defensor de un ciclo de n meses hasta que se adoptó uno. Las ventajas son para toda la empresa: el marketing, las operaciones y el presupuesto pueden planificar en torno al ciclo, y casi elimina el problema de que los desarrolladores programen sus vacaciones en momentos inoportunos.

Su empresa tiene un ciclo comercial similar. Puede ser tan rápido como una vez al mes o tan largo como un año. Si trabajas en la NASA, puede ser tan largo como una misión espacial de varios años. Si trabajas en política, puede ser tan regular como el ciclo legislativo o el ciclo de campaña.

Tómate un tiempo para averiguar el ciclo de tu empresa. Tal vez quieras preguntar a tu jefe cuál cree que es el ciclo de la empresa. Una vez hecho esto, considere las siguientes preguntas:

¿Cuál es el ciclo comercial de esta empresa?

¿Cómo puedo programar mejor mis proyectos?

¿Cuándo es el momento óptimo para programar mi tiempo libre?

¿Puede el grupo de administración de sistemas programar mejor sus proyectos?

¿Podemos convertir los procesos de administración de sistemas en ciclos vinculados a las partes ligeras y ocupadas del ciclo empresarial?

Si el modelo de negocio es aleatorio, ¿podemos influir en la empresa para que sea más regular? ¿O podemos simplemente establecer un calendario periódico de TI y ver si los demás planifican en torno a él?

Volver al índice