5.4 - Configuración de una PDA para su uso con El Ciclo

Si utiliza una PDA, tiene muchas opciones. Las PDAs suelen venir con un software que le permite llevar un calendario de citas, listas de tareas y notas. Sin embargo, hay una gran cantidad de paquetes adicionales en el mercado que pueden mejorar mucho la experiencia.

DateBook (DB) V (http://www.pimlicosoftware.com) se ganó mi favor desde el principio porque hace que implementar el concepto de “lista de tareas por día” sea muy fácil. Me gusta pensar que está terminando lo que Palm se propuso hacer. Un PDA basado en Palm sin DateBook V es un juguete. DB V hace que la entrada de tareas sea muy rápida mediante el uso de plantillas, utiliza el color de forma efectiva para resaltar lo que es importante, y puede dar aviso anticipado de un evento. Esta última característica es particularmente útil para mí. Antes de DB V, tenía que introducir un recordatorio para el cumpleaños de alguien y conectar un recordatorio adicional con una semana de antelación para tener tiempo de comprar un regalo. Con DB V, sólo tengo que pedir que me avisen con antelación de un aniversario o un cumpleaños. DB V sólo está disponible para PalmOS. Una de las cosas buenas de DB es que mantiene sus datos en las estructuras de datos normales de PalmOS, por lo que todos tus elementos se sincronizan tal y como esperas que lo hagan.

Life Balance (LB) (http://www.llamagraphics.com) no es sólo un gran software, es una gran filosofía. LB tiene todas las funciones importantes de El Ciclo (listas de tareas, calendarios, etc.), pero añade el importante concepto de ser consciente de que tu vida necesita un equilibrio. Tal vez hayas decidido que quieres dividir tu tiempo entre tres proyectos más la vida doméstica. Si has estado ignorando una de esas categorías, las tareas de esa área empezarán a aparecer más arriba en tu lista de prioridades. Al final, tu vida vuelve a estar en equilibrio. Es un gran concepto y mucha gente confía en este programa. Está disponible para Mac OS X y Windows, y se sincroniza con una versión para PalmOS.

Una vez, mientras impartía mi seminario de Gestión del Tiempo para Administradores de Sistemas, alguien dijo que cuando terminaba una tarea, deseaba que otra persona eligiera la siguiente por él. Dijo que pasa demasiado tiempo preocupándose por lo que tiene que hacer a continuación. Fue entonces cuando otra persona habló sobre el equilibrio de la vida. Lo programas con la forma en que quieres que tu vida esté equilibrada, y se encarga de que cumplas esos objetivos.

Otra cosa buena de Life Balance es que, en lugar de poner cada cosa que hay que hacer en una categoría como Trabajo o Casa, marcas cada cosa con el lugar o lugares en los que puedes hacer esa tarea. Así, la próxima vez que estés en el supermercado (o en la oficina de tu jefe), haces clic en ese lugar, y Life Balance muestra una lista de las cosas que hay que hacer allí. Muy práctico.

¿Qué uso? He probado varias plataformas. Sin embargo, debo admitir que siempre he vuelto a la primera plataforma que aprendí: una carpeta encuadernada en cuero con papel de relleno preimpreso para cada día del año. Creo que si la primera plataforma que utilicé hubiera sido un sándwich de mantequilla de cacahuete y plátano, siempre volvería a ella, porque una vez que desarrollo un hábito, tiendo a mantenerlo.

En todos los demás aspectos de mi vida, soy bastante tecnológico y me actualizo a nuevos sistemas con regularidad. Cambio constantemente de ordenador y de sistema operativo. Utilicé el correo electrónico mucho antes de que fuera una palabra conocida, monté una de las mayores redes WiFi antes de que se llamara WiFi y compré un Tivo antes de que la mayoría de mis amigos supieran que existía. Sin embargo, para mi gestión del tiempo, me gusta el papel. Me gusta escribir en letras grandes, hacer garabatos, dibujar flechas y círculos. Cuando alguien empieza a desgranar información para mí, me gusta poder empezar a escribirla inmediatamente, sin esperar a que un microprocesador salga del modo de reposo. Utilicé la misma carpeta grande (8.5“ x 11”) encuadernada en cuero desde 1991 hasta 2004, y luego cambié a una más pequeña (5.5“ x 8.5”) (¡pero aún de cuero!) en enero de 2005.

Soy un animal de costumbres.

La cuestión es que lo que usas es lo que te funciona. Pruébalos todos (especialmente el software, que suele tener una descarga de prueba gratuita). Pide prestadas unas cuantas PDA a tus amigos y compañeros de trabajo, aunque sólo sea unos minutos durante la comida. Pasa tiempo en una papelería para conocer los distintos sistemas de agendas y planificadores.

Asuma la responsabilidad cuando los proveedores no cumplan con su cometido

El seguimiento no sólo significa hacer un seguimiento de los problemas. El seguimiento tiene que ver con los resultados. Un compañero de trabajo no entendía por qué su jefe estaba descontento con su actuación cuando un proyecto se retrasó porque un proveedor no había devuelto una llamada realizada dos semanas antes. No era culpa suya que el proveedor no hubiera devuelto la llamada, ¿verdad?

El mundo no funciona así. No se puede dar por sentado que un proveedor va a devolver la llamada. Hay que asumir la responsabilidad de que el proyecto se complete a tiempo. He aquí algunos consejos:

  • Llame al proveedor una vez al día hasta que se conecte. Llame todos los días. No espere a que tome la iniciativa.
  • Llame al proveedor a primera hora de la mañana. Si les llamas a primera hora del día, pueden dedicar el resto del día a trabajar en su burocracia para conseguir la respuesta o el resultado que necesitas. Si les llamas al final del día, tu petición se olvida por la mañana. (No han leído este libro).
  • Registra que has llamado al proveedor en tu organizador. El registro puede resultar útil cuando las cosas vayan realmente mal.
  • Deje siempre un mensaje de voz. Tienes que dejar constancia de que has llamado. Sin dejar un mensaje, es lo mismo que no llamar. No hace falta ser original cada vez. Basta con decir: “Soy [su nombre aquí]. Por favor, llámeme al [su número de teléfono]. Necesito [actualización del estado/lo que sea] sobre [proyecto]. Gracias”. Si no das una razón para llamar, acabarás jugando a la etiqueta telefónica. Si dices lo que necesitas, el proveedor puede trabajar en ello, independientemente de que pueda localizarte o no. Eso sí, sé breve y deja tu número de teléfono al principio del mensaje, no al final.

En relación con esto, el pedido no está “en” hasta que se proporciona el número de seguimiento del expedidor y/o la fecha de entrega.

Muchas veces me han timado los vendedores (y los departamentos de compras) que se han retrasado en el envío de algo. “Oh, he estado esperando este pedido durante una semana porque hay un formulario que tienes que enviarme por fax”. ¿Por qué no me lo dijeron? ¿Esta gente no trabaja a comisión? ¿Han encontrado algún modelo de negocio mágico en el que no enviar un producto les hace ganar dinero?

La pregunta equivocada, y lo sé porque la usé sin éxito durante años, es: “¿Necesita algo más de mí?”. Qué tonto soy. Pensaba que un vendedor muy motivado aprovecharía esta oportunidad para terminar el trato y así poder obtener una comisión. No, el verdadero problema es que no todos los obstáculos me afectan a mí. Tal vez haya que terminar una aprobación de crédito o que un diseño reciba el visto bueno interno. Técnicamente, eso implica a alguien del departamento de compras, no a mí. La gente no quiere sentir que le está dando trabajo, así que son educados y responden que no a esta pregunta. En realidad, si conozco los obstáculos que no están bajo mi control, al menos puedo gestionarlos, es decir, puedo empezar a llamar al departamento de compras para asegurarme de que eliminan el obstáculo.

Por lo tanto, cuando parece que todo está hecho, hago la pregunta mágica: “¿Puede decirme en qué fecha llegará?”. De repente, el cerebro del vendedor hace un clic para decirme que realmente he terminado o para enumerar los obstáculos: el producto no está disponible hasta la próxima primavera, o que aunque he rellenado la solicitud de crédito, él no la ha presentado a su departamento financiero. Ambos son ejemplos reales.

Una vez que consigo una fecha de entrega, la pregunta cambia a: “¿Puede darme un número de seguimiento?”. Esa es la verdadera prueba de que el pedido no ha sufrido ningún contratiempo. Para los proyectos importantes, llamo todos los días hasta que recibo un número de seguimiento. Siempre llamo por la mañana, y siempre dejo un mensaje cortés si me transfieren al buzón de voz de alguien.

Volver al índice