Capítulo 4 - Sistema "El Ciclo"

En 1997, recibí un reconocimiento por mi activismo político. Adicional a mi trabajo de tiempo completo como administrador de sistemas y muy activa vida social, dediqué mi tiempo libre a cuatro organizaciones no lucrativas, una de las cuales una fui presidente, y otra que había fundado. Alguien me preguntó cómo le hacía para coordinar tanto. Sonreí y le agradecí por el cumplido, y cortésmente le respondí “¡Soy un administrador de sistemas!, ¡vivo para manejar el caos!”

La verdad es que había descubierto la manera de como darle seguimiento a la gran cantidad de solicitudes y las cosas que tenía por hacer sin perder ninguna de ellas. Es fácil ver como sabe lo que está haciendo cuando se tiene un buen seguimiento.

Sus clientes valoran su habilidad de dar seguimiento mas que cualquier otra habilidad que usted tenga. Ningun otra cosa arruina su reputación como aceptar hacer algo y olvidarse de hacerla. El secreto para el seguimiento perfecto es recordar todas las solicitudes y realizar un seguimiento de cada una hasta su finalización. Mi clave para el seguimiento perfecto es un sistema que llamo “El Ciclo” porque se repite cada día, y lo resultado de un día es el incio del siguiente. Algó así como en la materia de ciencias de la escuela donde se dibuja un diagrama circular que muestra cómo una rana comienza su vida como un huevo, se convierte en un renacuajo, le crecen las piernas, se convierte en una rana joven, se convierte en una rana adulta y da luz a más huevecillos, los cuales se inicia el ciclo de nuevo. Este sistema es igual, excepto que cada ciclo es de 24 horas, y no tiene que vivir en un estanque.

El Ciclo usa tres herramientas: un combinado de lista de tareas y las tareas de hoy, un calendario y una lista de objetivos de vida a largo plazo. Almacenar todas estas herramientas en un solo lugar. El proceso es el mismo si usted usa un PDA o un antiguo planificador u organizador (PAA) que puede encontrar en una tienda de artículos de papelería.

Mantener las tres bases de datos en un solo lugar es importante porque:

• Las tres bases de datos interactúan entre sí. Ustede quiere ser capaz de cambiar facilmente entre ellas.

• Es mas fácil ubicar algo en un solo lugar que en tres.

• Necesita traer consigo las bases de datos todo el tiempo, y es mas fácil de cuidar uno que cuidar tres. Este capítulo da una explicación generl del Sistema El Ciclo. Los capítulos 5, 6, y 7 explicarán las partes del Sistema El Ciclo: lista de tareas y horarios, el calendario, y los objetivos de vida. Estos pueden ser los capítulos mas importantes que leerá en su carrera como administrador de sistemas.

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