11.4 - Reuniones Inútiles

A menudo nos vemos abrumados por una reunión tras otra. Eso está bien si el trabajo se hace, pero hay que aprender a detectar cuándo las reuniones son un despilfarro.

Hay muchas clases de reuniones, pero vamos a agruparlas en dos tipos generales: reuniones de status y reuniones de trabajo. Las reuniones de status son precisamente eso: personas que informan sobre el progreso de sus aspectos de un proyecto. Las reuniones de trabajo son aquellas en las que la gente trata de hacer el trabajo.

Puede ser una pérdida de tiempo para todos si se intenta resolver problemas durante una reunión de estado. Si algo no puede resolverse con rapidez, elige un momento para que las partes implicadas lo solucionen, no pierdas el tiempo de todos. Me parece útil celebrar esa reunión inmediatamente después de la reunión en curso. Las personas no implicadas pueden marcharse o abandonar la conferencia telefónica. Todo el mundo está ya reunido, así que no suele haber conflictos de horario que resolver.

Cuando anuncio una reunión por correo electrónico, indico si se trata de una reunión de trabajo o de status. Así queda claro lo que la gente debe esperar y se pone en la mentalidad correcta. También facilita al moderador la tarea de cortar las discusiones inapropiadas cuando surgen.

Como participante, me di cuenta de que yo influía en si la reunión iba a ser una pérdida de tiempo. Llegar a tiempo mejoró considerablemente la eficacia de la reunión. Estar preparado (leer el material que se estaba revisando, etc.) significaba que no estaba arrastrando la reunión. Si tenía que presentar material, enviar copias por correo electrónico a todos un día antes hacía que los demás estuvieran mejor preparados (aunque eso significaba que yo tenía que estar preparado un día antes). Siempre envío un correo electrónico recordatorio de las reuniones con 24 horas de antelación. Así se reduce el número de personas que llegan tarde o que perturban la eficacia de la reunión al no presentarse.

Aprendí a no tener conversaciones paralelas. Me di cuenta de que, aunque mis comentarios ingeniosos eran un regalo para todos los que los escuchaban, desbarataban las reuniones más de lo que me había dado cuenta; así que aprendí a mantener la boca cerrada.

A medida que la tecnología WiFi se fue generalizando, descubrí que podía enviar mis comentarios ingeniosos por mensajería instantánea a uno o dos amigos, lo que satisfacía mi necesidad de ser escuchada sin causar demasiadas distracciones. Por último, para las reuniones que eran una completa pérdida de tiempo, pero que eran inevitables, podía llevar un portátil y trabajar, manteniendo un oído atento a las partes importantes. Sin embargo, me di cuenta de que cuando hacía esto, era educado sentarse en un lugar menos visible, y estaba bien hacerlo sólo si había una gran multitud de personas.

Por supuesto, el trabajo no es el único lugar donde perdemos el tiempo.

¿Ha pasado alguna vez una hora dando vueltas por un videoclub tratando de averiguar qué quiere alquilar? ¿Los amigos y compañeros de trabajo mencionan a menudo películas que suenan muy bien, pero una vez que entras en la tienda no puedes recordar ninguna de ellas? Nos pasa a todos.

Hay una solución.

En tu organizador, guarda una lista de las películas que la gente menciona. Los usuarios de PDA pueden crear una nota llamada “Vídeos”. Los usuarios de PAA pueden poner una hoja bajo “V” en la sección de notas A-Z. Cada vez que alguien mencione una película que te gustaría ver, anótala.

Ahora, cuando entres en un videoclub, abre esa lista y alquila lo primero de la lista. Pasarás más tiempo viendo películas y menos tratando de recordar sus nombres.

También existe un servicio llamado Netflix (http://netflix.com) que te permite alquilar DVDs por correo. Su sitio web te permite mantener una cola de películas que te gustaría ver. Cuando devuelves un DVD, te envían inmediatamente por correo el primer DVD disponible de tu lista. Ahora, cuando un compañero de trabajo te menciona una gran película, puedes entrar en la web de Netflix y añadirla a tu cola. Incluso puedes añadir películas que aún no se han estrenado. Se pondrán al principio de la lista y las recibirás cuando se estrenen. Es perfecto para todas esas recomendaciones de “esperar a que salga en vídeo”.

El sitio web te permite reorganizar los elementos de tu cola. Hay utilidades para Windows y Mac que te permiten manipular tu lista con más facilidad de lo que puedes hacerlo desde el sitio web de Netflix, Netflix Freak para Mac OS X es muy popular.

Permítanme aclarar una cosa: me encanta la televisión. No soy uno de esos elitistas que van por ahí anunciando con orgullo que no ven, es más, que ni siquiera tienen televisión. Creo que la televisión es genial. En los últimos 15 años, ha pasado de ser un páramo total a un páramo lleno de perlas. El problema es quedarse con las perlas y evitar el despilfarro.

Desde el punto de vista de la gestión del tiempo, el problema de la televisión es que espera que programemos nuestras vidas en función de cuándo se emiten los programas, no de cuándo queremos ver un programa concreto.

Como resultado, cuando encendemos el televisor, no vemos lo que queremos ver, sino el mejor programa que se emite en ese momento. Muy ineficiente.

Luego llegaron los DVR. Permiten grabar programas en un disco duro y verlos cuando uno quiera. Hay muchas marcas, pero Tivo es la que más atrae a los frikis porque tiene una caja de Linux bajo la tapa.

Compré mi Tivo para poder ver menos televisión y ver programas de mayor calidad cuando los viera. En otras palabras, cuando tenía tiempo para ver la tele, quería las perlas; no quería conformarme con lo mejor que había en ese momento.

Después de usar mi Tivo durante unos meses, descubrí que cada vez veía más televisión. Necesitaba invertir esta tendencia.

Fue entonces cuando inventé las Tres Reglas del Tivo de Tom para ayudarme a ver menos televisión:

Regla 1

Si miras hasta el final del programa, tienes que borrarlo. No me vengas con esa lógica de “Oh, querré verlo otra vez”. No tienes tiempo suficiente para ver todo lo que se graba, y mucho menos para verlo por segunda vez.

Regla 2

Si añades algo a la lista de programas que se graban automáticamente (pases de temporada), tienes que borrar algo de igual duración y frecuencia. Alternativa: cada mes tienes que borrar al menos una hora de pases de temporada.

Regla 3

Si está a punto de envejecer para ser borrado automáticamente, déjalo expirar. Nada de alargar la fecha. Archivarlo en una cinta porque “ya encontraré tiempo para verlo más tarde” no está permitido (ver Regla 1 sobre el tiempo libre que tienes). Colega, tienes que aprender a dejarlo pasar. Para mí, las únicas excepciones a esta regla son los tres programas que encabezan mi lista. Prácticamente compré mi Tivo para no perderme nunca estos programas: The Daily Show, The West Wing y 24.

Estas son mis reglas personales. Fueron concebidas para ayudarme a utilizar el Tivo para reducir la cantidad de televisión que veo. Tu experiencia puede variar.

Las tareas domésticas pueden llevar mucho tiempo. Si no tienes instalaciones de lavandería donde vives, pasar un par de horas cada semana en una lavandería puede ser significativo, especialmente si tienes muy poco tiempo libre fuera del trabajo. Soy fan de los servicios de lavandería “por kilos”. En mi barrio, hay dos lugares que lavan y doblan mi ropa por 1 dólar el kilo. En lugar de matar medio día cada semana, dedico unos minutos a dejar mi ropa de camino al trabajo, y la recojo de camino a casa o al día siguiente.

Me cuesta unos 20 dólares a la semana. Aunque 80 dólares al mes parece mucho dinero, empieza a tener sentido cuando me libera tiempo que puedo dedicar a la vida social, al activismo o a escribir este libro. Merece la pena.

Las tareas domésticas son otro lastre para el tiempo de uno. Una visita de un servicio de limpieza una o dos veces al mes puede ahorrar mucho tiempo y hacer que tu casa esté más presentable. El servicio típico incluye aspirar todas las alfombras y suelos, lavar el suelo de la cocina, quitar el polvo de todas las superficies y limpiar todos los baños de arriba abajo.

Una casa limpia tiene muchos beneficios. Es más fácil organizar eventos sociales si se tiene una casa limpia. La gente está más dispuesta a presentarse si su casa no es una zona de desastre. El tiempo que se ahorra al tener un servicio de limpieza se puede utilizar para organizar más noches sociales en su casa. A pesar de la comodidad moderna de estar en contacto con los amigos a través de la mensajería instantánea, invitar a los amigos a pasar el rato es muy valioso y crea amistades más fuertes que la mensajería instantánea. Además, es más barato que una noche de fiesta, lo que puede compensar el costo de la limpieza.

Un beneficio inesperado que descubrirás es que un servicio de limpieza te obliga a limpiar y arreglar tu desorden el día antes de que llegue el servicio. La limpieza previa dos veces al mes mantiene mi desorden personal bajo control.

Un servicio de limpieza es más económico cuando el costo se divide entre varias personas. Si compartes casa con otras personas, tener un servicio de limpieza cada dos semanas puede ser un regalo del cielo, y ayuda a evitar discusiones sobre a quién le toca limpiar. Además, no puedo imaginarme a cuatro administradores de sistemas típicamente masculinos compartiendo una casa y que ésta no parezca una zona de desastre y huela como un vestuario. Esto soluciona muchos problemas.

Hablando de pagar a gente para que haga el trabajo por ti, cuando tengo el presupuesto, me parece útil pagar la instalación del hardware/software que compramos en el trabajo. Esto es especialmente importante para algo que no vamos a repetir.

Como ejemplo, veamos el proceso de instalación de un gran sistema de respaldo/restauración y una biblioteca de cintas. La instalación tiene dos partes. Primero, hacemos la instalación del hardware y el software. Esta fase termina cuando tenemos un servidor al que se le hace una copia de seguridad correctamente. La segunda parte es la de añadir-cambiar-borrar los sistemas de los que se hace una copia de seguridad.

La curva de aprendizaje para la primera parte es enorme, y sin embargo la recompensa es muy pequeña. Pasaremos días, posiblemente semanas, configurando todo, luchando contra manuales malos y problemas locos de hardware. No volveremos a utilizar estos conocimientos porque, una vez instalado el sistema, no instalaremos otro. Lo que a nosotros nos puede llevar semanas, a un VAR o a un revendedor le puede llevar uno o dos días, porque lo han hecho muchas veces. Es su especialidad. Saben cuáles son las complicaciones y cómo evitarlas.

La segunda parte es mucho más rentable. Aprender a añadir un nuevo servidor de copia de seguridad, configurarlo para hacer una copia de seguridad de un nuevo disco y eliminar servidores o discos tiene una excelente recompensa. Es un conocimiento adquirido que utilizaremos una y otra vez.

Otro ejemplo es la instalación automática del sistema operativo. Configurar un sistema para cargar automáticamente el sistema operativo y las aplicaciones relacionadas en una estación de trabajo puede ser complicado, pero tiene una enorme recompensa, especialmente si se recargan las máquinas a menudo o se compran muchas máquinas nuevas. Ejemplos de este tipo de cosas son Microsoft RIS, Solaris JumpStart, Red Hat KickStart y FreeBSD NetBoot. Puede ser mucho más rentable pagar a alguien para que configure el sistema y le enseñe a hacer modificaciones de mantenimiento (añadiendo nuevo software, etc.) en lugar de luchar por la instalación inicial solo.

Este tipo de asesoramiento puede ser caro y, por lo tanto, debe tenerse en cuenta durante el proceso de elaboración del presupuesto. Aunque los gastos de instalación pueden ser un 20, 50 o incluso un 100 por ciento del precio de compra del hardware y el software, pagar a alguien para que haga la instalación inicial puede merecer la pena. Especialmente si esto le liberará para trabajar en otros proyectos.

Si sigues este consejo, recuerda acompañar a la persona y pedirle que te explique lo que está haciendo mientras lo hace. De este modo, te beneficiarás de su experiencia y de su comprensión del funcionamiento del sistema, lo cual es útil cuando tengas que depurar un problema. Puede que le lleve algo de tiempo, pero no tanto como si intenta hacer la instalación usted mismo.

Hay muchas otras actividades que nos hacen perder el tiempo y que todos podemos gestionar mucho mejor. Esperemos que la lista anterior haya incluido una buena muestra de pérdidas de tiempo relacionadas con el trabajo y personales para refrescar tu memoria y ayudarte a empezar a pensar en las pérdidas de tiempo en tu vida que puedes gestionar mejor o eliminar por completo. Por supuesto, lo que es una pérdida de tiempo para una persona es una parte importante de la vida para otra. Cada persona es diferente.

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