6.1 - Cómo Utilizar su Calendario

El Ciclo utiliza la parte del calendario de su organizador para tres propósitos principales. En primer lugar, para bloquear el tiempo para eventos y reuniones que están más lejos en el futuro que el horario de hoy. En segundo lugar, para anotar cualquier recordatorio o hito, como cumpleaños y aniversarios. Por último, si utilizas un PAA, el calendario es el lugar donde puedes anotar las tareas pendientes que están más lejos en el futuro de lo que permite tu actual papel de relleno diario. A continuación se describen los elementos del calendario con más detalle:

• Citas y reuniones. Cada vez que acceda a una cita o reunión, anótela en el calendario. Utilice el calendario para bloquear futuras responsabilidades. Esto también le ayuda a prevenir conflictos.

• Hitos. Anote en el calendario los cumpleaños, aniversarios y otras fechas importantes, como los días festivos de la empresa y las fechas en las que los compañeros de trabajo van a estar de vacaciones.

• Tareas futuras. Por último, si utiliza un PAA, puede utilizar su calendario para registrar los elementos pendientes que están lejos en el futuro. Por ejemplo, lo más probable es que en su PAA sólo quepan las hojas de listas de tareas diarias del mes siguiente. Si tienes que hacer el mantenimiento de una elegante impresora en color dos meses después de su instalación, puedes marcar ese elemento de tareas en tu calendario dos meses después de la instalación y transferirlo a tu lista de tareas diarias cuando llegue ese día.

Es bastante sencillo: anota siempre todo, y utiliza siempre tu calendario para guiar tu día.

Cuando te tomes 10 minutos para planificar tu día, empieza por revisar lo que has registrado en la entrada del calendario para hoy. Señala las reuniones y citas a las que te has comprometido; utiliza esta información para elaborar tu agenda del día. Los elementos pendientes anotados en tu calendario se trasladan a la lista de tareas de hoy. Los hitos y los plazos pueden traducirse en elementos adicionales para hacer.

Las casillas del calendario de mi PAA son bastante grandes. Eso me gusta. Me da suficiente espacio para utilizar las diferentes partes del cuadrado para diferentes propósitos. En la parte superior escribo los cumpleaños y los aniversarios. Un poco más abajo marco las vacaciones y cualquier cosa que dure varios días. En la parte inferior escribo mis actividades nocturnas. Como normalmente sólo tengo una actividad de este tipo, reservo la última línea para ella. El centro lo relleno proporcionalmente con los compromisos del día. El almuerzo en el centro, las citas de la mañana arriba y las de la tarde abajo. Véase un ejemplo en la figura 6-1.

Lo difícil es desarrollar el hábito de anotarlo todo. En las partes restantes de esta sección se dan consejos y trucos que te ayudarán a hacerlo.

Figura 6-1. Cuadro de muestra de mi calendario

¿Es usted el tipo de persona que no acude a las reuniones y citas? ¿Te encuentras disculpándote con la gente del trabajo porque has acordado reunirte con ellos para tratar un tema, pero luego no te presentas? Tenías una excelente razón; había algo más en lo que estabas trabajando, y te olvidaste. La mala noticia es que “me olvidé” no es una buena excusa.

No hay nada que dañe más su reputación que no presentarse a una reunión con un cliente. El primer paso para que te consideren fiable es estar siempre allí cuando dices que vas a estar. Por supuesto, perderse los eventos divertidos y/o beneficiosos de la vida tampoco es bueno para ti.

Ser puntual demuestra responsabilidad y proyecta una imagen de fiabilidad a las personas con las que trabajas. Demuestra respeto por las reuniones de los demás cuando asistes a ellas con puntualidad, y luego ellos te corresponden cuando asisten a las tuyas.

La clave para no faltar nunca a una reunión es la siguiente: utiliza siempre tu calendario. Anota todas tus citas; no te comprometas a una cita hasta que no hayas comprobado tu calendario para ver si hay conflictos.

Y, lo más importante, no confíes en tu cerebro. Un organizador es la herramienta adecuada para anotar las fechas; tu cerebro no lo es. Ya he dicho esto varias veces, y sólo es el capítulo 6. Te lo repito: reserva tu cerebro para el pensamiento de alto nivel. Utiliza tu organizador para almacenar información. No confíes en tu cerebro.

Tengo una pequeña confesión. Solía faltar a las citas todo el tiempo. Peor aún, solía hacer doble reserva. Al concertar citas, aceptaba una fecha sin comprobar mi calendario. Era arrogante, pero pensaba para mis adentros: “Hmm… el 4 de junio. Esa fecha me suena, pero no recuerdo nada en esa fecha, así que debe estar libre”. Por supuesto, la razón por la que era una fecha tan familiar era porque ¡tenía algo programado para entonces!

Fue vergonzoso. Llamar a alguien para reprogramar una cita hace perder tiempo y crea trabajo para la otra persona. El tiempo que he pasado arreglando reservas dobles en mi vida es un tiempo que nunca recuperaré. Por suerte, eso es cosa del pasado para mí porque soy tenaz a la hora de registrar todo en mi calendario.

Está bien, otra confesión. La excusa que me ponía para no revisar mi calendario era que me daba demasiada vergüenza decirle a alguien: “Por favor, espere un momento mientras busco mi calendario”. Tenía el miedo irracional de que pedir a la gente que me esperara era una gran carga para ellos. Por supuesto, no lo era, y la molestia de pedirle a alguien que cambiara la cita era una carga aún mayor para ellos. Sé que es una tontería, pero había desarrollado un hábito muy malo. (Otras personas me han comentado que temen que eso las haga parecer pomposas y pretenciosas: “¡Mírame! Estoy tan solicitado que tengo un calendario para registrar todas mis citas. Te voy a apuntar”).

Finalmente, decidí que tenía que acabar con este mal hábito. Recuerdo el miedo que sentí la primera vez que le pedí a alguien que esperara mientras revisaba mi calendario. Hice una gran producción de ello. “Bueno, me parece bien. ¿Podrías esperar mientras busco en mi agenda para asegurarme de que estoy disponible?”. Luego esperé a que me respondiera como si le hubiera preguntado algo descabellado, como por ejemplo si podía pedir dinero prestado, o que me nombrara la capital de Wisconsin. Creo que rompí a sudar. Finalmente, respondió que sí, que le parecía bien. Momentos después, volví con mi calendario. No se enfadó por haberla hecho esperar. Comprendió mi necesidad de conseguir mi calendario. De hecho, lo hizo ella misma. Mi personalidad apresurada no se vio afectada por el retraso. El mundo no se había acabado.

Espero que aprender eso de mí te haga sentir que tus inseguridades no son tan malas. Si yo puedo sobrevivir a eso, tú también puedes.

Así que tómate un momento ahora mismo y empieza a usar tu calendario. Escoge un evento y anótalo (si no tienes ninguno, haz una cita contigo mismo para comer mañana).

La primera vez que haces algo es siempre la más difícil. Puede que nunca hayas utilizado esa parte de tu PDA, o que tengas que ir corriendo a la papelería a comprar papel de relleno para tu PAA.

Te espero (aunque tengas que correr a la tienda).

Bien, ¿has vuelto? ¿Has grabado tu cita?

Ya está, no ha sido tan malo, ¿verdad?

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