5.1 - Un Día de Muestra

Veamos un ejemplo de un solo día para ver cómo funciona el sistema.

Cuando entras en la oficina cada mañana, debes concentrarte inmediatamente y comenzar este proceso. De lo contrario, te verás sorprendido por las interrupciones y distracciones que te rodean: la luz de tu buzón de voz parpadea, la gente pasa por aquí, la máquina de café te llama y tienes curiosidad por saber qué están haciendo hoy Dilbert y el grupo de User Friendly. Decides revisar tu correo electrónico y… horas después te das cuenta de que has desperdiciado la mitad del día.

Así que PARE. No revises tu correo electrónico ni leas los sitios de noticias. En su lugar, cierra la puerta (si tienes la suerte de tener una) y sigue los pasos de El Ciclo.

Comienza el día estableciendo el horario de hoy. Vas a mirar tu calendario para ver qué reuniones y citas tienes comprometidas y usar eso como base para marcar bloques de tiempo en tu horario diario. El tiempo restante puede utilizarse para trabajar en tu lista de tareas. Utilizarás el poder de la aritmética para calcular de cuánto tiempo dispones.

Imaginemos que miras tu calendario y ves los elementos de la Figura 5-1.

Figura 5-1. Citas del calendario

Parece que tienes reuniones de una hora a las 10:00 y a las 15:00. Por lo tanto, bloqueas esas horas en la agenda de hoy. También te gusta comer, así que bloqueas desde el mediodía hasta la 1 de la tarde. Son las 8:30 y quieres salir a las 17:30, es decir, en unas nueve horas. Con tres horas ya bloqueadas, le quedan seis horas para asignar a las tareas restantes. La figura 5-2 te muestra el aspecto del día.

Ahora creas la lista de cosas por hacer que tienes para hoy y calculas cuánto trabajo (en horas) tienes. Normalmente, tendrás algunos elementos ya programados. Añadirás cualquier otro que se te ocurra (esa idea brillante que has tenido mientras caminabas por el estacionamiento) y, si es el primer día del mes, procesarás tu lista de objetivos vitales (más información al respecto en el capítulo 7).

Dado que es el primer día que utiliza El Ciclo, su lista de tareas está en blanco. Sin embargo, puedes añadir algunos elementos que sabes que tienes que hacer. Escríbelos con tu propia taquigrafía, no con frases completas. Cuando lo escribas en la lista de tareas, tendrá el aspecto de la Figura 5-3.

Como puedes ver, la taquigrafía sólo tiene que ser suficiente para que entiendas la tarea. Puedes anotar tantos otros detalles, como números de teléfono, nombres de usuario, etc., como creas necesario, pero intenta que sea breve.

Figura 5-2. Un día con tiempo bloqueado

Figura 5-3. Elementos del lunes por hacer en tu organizador

Si tienes un buzón de voz en espera, es un buen momento para escucharlo y transcribir los mensajes. Yo suelo anotar un elemento por cada mensaje que recibo, aunque el mensaje no requiera ninguna acción por mi parte. En ese caso, puedo marcar el elemento como “hecho” en ese mismo momento. Me da una sensación de logro.

¿Cuánto trabajo tienes hoy? Utiliza una columna de la lista de tareas para escribir una estimación del tiempo que te llevará cada elemento (Figura 5-4) y luego suma las estimaciones.

Figura 5-4. Suma de las estimaciones de tiempo del lunes

En este ejemplo, puedes contar rápidamente los elementos de las horas (marcados con una “h”) para ver que son ocho, y luego sumar las partes fraccionarias (los tiempos sin etiquetar están en minutos) y encontrar que suman una hora. Por lo tanto, la cantidad de trabajo de tu lista de tareas pendientes asciende a nueve horas.

A continuación, marque cada elemento basándose en un sencillo sistema de prioridades. Probé un sistema de prioridades en el que clasificaba los elementos del 1 al 100, y era demasiado complicado. Un amigo me señaló que en realidad hay tres prioridades en la vida:

• El plazo es hoy, y hay que hacerlo ahora.

• La fecha límite es pronto.

• Todo lo demás

Para simplificar, vamos a llamar a estas tareas A, B y C, y así es como marcarás las tareas en tu lista de prioridades. La Figura 5-5 muestra cómo he priorizado las tareas para este primer día.

Figura 5-5. Prioridades del lunes añadidas

Tienes nueve horas de tareas en tu lista de pendientes, pero sólo seis horas de tiempo para trabajar en ellas. ¿Cómo puedes gestionar el desbordamiento?

Lo que no debes hacer es quedarte hasta tarde. Tu vida social es valiosa. No le haces ningún favor a tu jefe si ignoras el tiempo social y te vuelves irritable. Se trabaja mejor cuando se come bien, se duerme con regularidad, se hace ejercicio y se participa en actividades no laborales.

Lo más fácil es trasladar las prioridades C y bastantes de las B al día siguiente. Esa es una de las ventajas de tener una lista de tareas asignada a cada día. Podemos desplazar los elementos. He aquí algunas ideas que funcionan bien:

• Trasladar las tareas de menor prioridad al día siguiente. Esta es la opción más habitual para mí. La razón por la que estableces prioridades es porque no se puede hacer todo a la vez. Por lo tanto, tomas algunas de las prioridades C y B y las trasladas a mañana.

• Muerde el trozo de hoy. Corta una parte más manejable de la tarea y traslada el resto a mañana. Por ejemplo, la instalación del nuevo sistema de copia de seguridad en cinta implica muchísimos pasos. Hoy puedes desempaquetarlo y asegurarte de que todas las piezas están ahí y de que los cables llegan. Mañana puedes reclutar a un voluntario para que te ayude a subir el sistema al rack y a instalarlo. Al día siguiente puedes configurar los controladores. Todo va bien siempre que se avance y se completen todas las tareas antes de la fecha límite. Una vez que hayas dividido una tarea en varias partes, escribe cada parte en la lista de tareas de un día diferente. Este es un buen método para las tareas que corren un alto riesgo de estancarse debido a obstáculos inesperados. Por ejemplo, quieres hacer el primer trozo de inmediato porque, al hacerlo, descubrirás las piezas que faltan y que podrían tardar en ser sustituidas. Quieres saber que falta un cable ahora, no el día de la fecha límite.

• Acortar la tarea (reducir el alcance de la tarea). A veces puedes encontrar formas de hacer que una tarea te lleve menos tiempo. Por ejemplo, al instalar el PC de Bob, puede que te des cuenta de que Bob es una persona parlanchina y que la tarea te llevará la mitad de tiempo si haces la instalación sin que él esté allí. Otra posibilidad es que vayas a poner una serie de paquetes de software adicionales en su máquina. Sin embargo, Bob es bastante técnico y sabes que si no instalas algunos de los extras, él es capaz de instalarlos por sí mismo. De hecho, tal vez aprecie que se le permita hacer las cosas a su manera. Si necesita los paquetes adicionales, los pedirá, o puedes decirle lo que no has instalado y ofrecerte a volver más tarde para instalarlos. Ahora Bob obtiene la gratificación instantánea de usar su PC, y tú puedes pasar a otras tareas. Por supuesto, escribirás “Terminar de instalar el software de Bob” en tu lista de tareas para mañana para que no se te olvide.

• Cambia la estimación de tiempo. Siempre hay que sobreestimar el tiempo que va a llevar algo. Así es más seguro. Sin embargo, a veces te pasas de la raya y te das cuenta de que puedes reducir tu estimación de tiempo para que las cosas encajen sin dejar de ser realista sobre el compromiso de tiempo.

• Delegue. A veces puedes encontrar a otra persona que se encargue de una tarea. A los jóvenes SA les gusta que les asignen tareas más exigentes que les permitan aprender nuevas habilidades. Por supuesto, no siempre tienes la autoridad para delegar, lo que nos lleva a la siguiente sugerencia.

• Pide ayuda a tu jefe para priorizar. Cuando tengas una lista completa de tareas, priorizadas y anotadas con estimaciones de tiempo realistas, puedes sorprender a tu jefe mostrándole la lista y pidiéndole ayuda para establecer las prioridades. Si nunca has hecho esto, puede parecer que estoy describiendo una especie de tierra de fantasía, pero la verdad es que los jefes a menudo sienten que tienen muy poco poder sobre lo que hace su personal, y es todo un soplo de aire fresco que te pregunten: “¿Estoy priorizando esto correctamente?” (Por supuesto, si haces esto todos los días, cuando sea tu evaluación anual, te pondrán una pequeña marca en la pregunta de “trabaja de forma independiente”). Una vez que hice esto, mi jefe pudo aclarar las prioridades en las que quería que trabajara, lo que me ayudó en general. En otra ocasión, mi jefe vio algunas tareas pendientes en las que no se había dado cuenta de que el equipo estaba involucrado y las eliminó (sus palabras fueron: “Joe Schmoe tiene que aprender a hacer eso por sí mismo. Voy a hablar con su jefe”). A veces me han eliminado categorías enteras de tareas (“Dile a Joe que ya no apoyamos eso, y que si tiene algún problema hable conmigo”), y en ocasiones mi jefe ha delegado tareas en otros compañeros. Me parece que la mayoría de los SA no saben que existe esta opción y, sin embargo, si se utiliza con criterio, puede ser la herramienta de gestión del tiempo más poderosa que existe.

• Retrasar una reunión o cita. Retrasar una reunión puede ser realmente malo. Reprogramarla puede ser una pesadilla, o molestar a mucha gente, o posiblemente retrasar un proyecto. Sin embargo, puedes faltar voluntariamente a una reunión o enviar a un delegado. Si se supone que debe asistir a una reunión de dos horas sólo para asegurarse de que cuando se discuta el nuevo servidor pueda señalar que sólo viene en azul, no envíe a un delegado para que lo haga. (Y si se inicia una discusión importante, el delegado puede llamarte a la reunión). Aplazar una cita es mejor que faltar a ella. He descubierto que cuando pospongo una cita en persona o por teléfono (es decir, no por correo electrónico, que no es muy interactivo) a menudo la persona es capaz de acortar la cita (ir al grano). Oh, ¿lo único que quería era saber si el servidor iba a ser rojo o azul? Pues va a ser azul.

• Trabajar hasta tarde. Enumero esta opción sólo para completarla. Esta tiene que ser la peor opción. La mayoría de la gente tiene entre cuatro y cinco horas productivas al día. Cualquier otra cosa es perder el tiempo. Por eso, libros como Extreme Programming (O'Reilly) y PeopleWare (Dorset House) recomiendan eliminar las horas extra. Sin embargo, también forma parte del trabajo del SA trabajar hasta tarde a veces. Como comentamos en la sección “Delegar, Registrar o Hacer” del capítulo 2, cuando hay una emergencia, los clientes esperan que todos los empleados trabajen en el problema hasta que se resuelva.

Volvamos a nuestra lista de tareas del ejemplo:

Movamos las tareas de baja prioridad al día siguiente. Tienes una prioridad C llamada “Investigar mon s'ware”. Pasémosla al día siguiente.

Ha reducido la carga de trabajo de hoy en una hora. Todavía tienes que eliminar dos horas más.

Por suerte, también tienes una prioridad B (actualización de GCC) que puede trasladarse al día siguiente. La trasladas de la misma manera que hiciste con las prioridades C. Ahora su lista tiene el aspecto de la Figura 5-6 y coincide con su número de horas disponibles.

Figura 5-6. Un lunes completamente cargado con prioridades de desbordamiento trasladadas al martes

Dedica el día a trabajar lo más cerca posible del plan. Primero haz los puntos A, luego los B y, si tienes tiempo, los C.

Puede ser útil tener algún tipo de alarma o recordatorio que te indique cuándo son tus reuniones y citas para que no tengas que interrumpirte continuamente para mirar el reloj.

Cuando termines una tarea, empieza con la siguiente. Mantén el impulso.

Muchas personas me han dicho que pasan mucho tiempo intentando decidir qué hacer a continuación. Una solución sencilla es hacer todas las prioridades A en el orden en que aparecen en la lista, y luego hacer lo mismo con las B y las C. Mejoraremos este sistema en el capítulo 8, pero por ahora, no te irá tan mal si las haces en orden. Los elementos más altos de la página suelen ser cosas que se copiaron de días anteriores. En otras palabras, los elementos que has pospuesto tienden a subir a la parte superior de la lista y se ocuparán de ellos primero.

Intenta aprovechar tu impulso pasando a la siguiente tarea después de completar una tarea. Hazlo incluso si una tarea te ha llevado menos tiempo del que habías planeado; así recuperarás el tiempo perdido cuando otra tarea te lleve más tiempo del previsto.

De vez en cuando, haz una pausa para estirarte. Si terminas una tarea antes de tiempo, da un paseo rápido por el edificio. Trabajar en el sector de las tecnologías de la información significa, por lo general, que no se hace suficiente ejercicio. Lleva una carpeta de archivos para que parezca que vas de camino a algo importante: nadie se dará cuenta.

Cuando hayas terminado todos los A, empieza a trabajar en los B. Si las terminas, felicítate trabajando en el punto C más divertido de la lista.

Es raro que completes todo lo que hay en tu lista de tareas, pero sí quieres asegurarte de que todos los elementos están gestionados. Un elemento está gestionado si le has prestado suficiente atención en ese día.

Media hora antes de que termine el día, revisa los elementos restantes. Si hay alguna A que no está completo, tienes que gestionar esa situación. Llama a la persona que espera que la tarea esté terminada y elabora un plan de contingencia. O, si se trata de plazos autoimpuestos (y a menudo lo son), copia los elementos al día siguiente.

En nuestro ejemplo, tuviste tiempo suficiente para desempaquetar la biblioteca de cintas, asegurarte de que venía con los cables adecuados e incluso hacer una pantomima del proceso de montaje en el rack para asegurarte de que los cables llegaban y demás. Sin embargo, no pudiste encontrar a nadie que te ayudara a subirla al rack. Por lo tanto, gestionaste el artículo anotando lo que habías conseguido (marcando los elementos) y copiando las partes restantes del proyecto para el día siguiente.

Las B y C restantes también deben trasladarse al día siguiente. En nuestro ejemplo, no hay que mover ninguna porque ya las hemos movido. Nuestras listas tienen ahora el aspecto de la Figura 5-7. Como puedes ver, hemos tardado seis horas en completar cinco horas de tareas.

Figura 5-7. Lista de tareas del lunes al final del día

La Figura 5-7 muestra una lista en la que cada elemento de la columna ¿Hecho? tiene una marca. Has gestionado todos los elementos de tu lista. No, no se han completado todos, pero se han gestionado. A veces, gestionar un elemento significa asegurarse de que recibe la atención adecuada; en el caso de los elementos de baja prioridad, eso significa que se han trasladado a mañana. Lo importante es que no se han olvidado.

Puedes mirar tu lista de cosas por hacer y tener la satisfacción de saber que has gestionado todo lo que tenías pendiente hoy. Felicítate. Sonríe. Ponte el abrigo y vuelve a casa feliz. Te lo mereces.

Yo solía salir del trabajo todos los días sintiéndome fatal. Sentía que había trabajado y trabajado, pero no tenía ninguna sensación de logro. Cuando utilizo El Ciclo, soy capaz de mirar mi lista de tareas, ver que cada una de ellas ha sido gestionada y sentir que he terminado. Puedo salir de la oficina con una sonrisa.

Imaginemos que es martes. Puedes repetir El Ciclo con la lista de temas de hoy.

Hoy introduciré algunos temas avanzados y le mostraré cómo gestionarlos. En particular, verás cómo funciona El Ciclo con un sistema de seguimiento de solicitudes, mensajes de voz e interrupciones.

Debería empezar cada día comprobando su calendario para ver si hay alguna cita y rellenarla en su agenda del día. Hoy no tiene ninguna reunión, así que su horario por horas está en blanco, excepto una hora para comer, lo que le deja ocho horas de trabajo de su típica jornada de nueve horas.

Hasta aquí, todo bien.

Ayer se añadieron cuatro nuevas tareas a su plato. Llamémoslas Tarea1, Tarea2, Tarea3 y Tarea4. Son tareas de baja prioridad que te delegaron durante la reunión de personal. No eran tan importantes como las tareas que tenías que hacer ayer, así que las anotaste directamente en la primera lista de tareas que te pareció realista, que resultó ser la de hoy (martes). Esto se suma a las tareas que gestionaste ayer colocándolas en la lista de tareas de hoy.

Cuando llegaste a tu oficina hoy, la luz del buzón de voz estaba parpadeando, así que escuchaste los tres mensajes y los registraste en tu lista de tareas, aunque no requirieran ninguna acción.

Resulta que el primero era un aviso para toda la empresa sobre el bloqueo de la entrada este de tu edificio. Te alegras de que le hagan perder el tiempo a todos los miembros de la empresa porque, obviamente, nunca te habrías dado cuenta de lo que podrían significar todos los equipos de construcción y los enormes carteles que dicen “East Exit Closed”. Como esto no requiere ninguna acción por tu parte, tachas rápidamente el elemento.

El siguiente mensaje es de tu vendedor de Cisco. Anotas el número, ya que vas a devolverle la llamada (pero antes de tachar el elemento, compruebas que tu base de datos de contactos, descrita en el capítulo 12, tiene el mismo número). El tercer mensaje es un vendedor que te llama en frío. No vas a devolver la llamada, así que escribes “basura” y marcas una X en la columna “Hecho”. Tu lista del martes tiene ahora el aspecto de la Figura 5-8.

El día no ha empezado y ya has completado dos elementos. Eres el mejor.

Quizá te preguntes por qué escribes una tarea que inmediatamente marcas como completada. Lo haces porque se convierte en un registro de tus llamadas telefónicas, lo que puede ser una buena medida para “cubrirte las espaldas”.

Figura 5-8. Martes de escucha del buzón de voz

Ya he mencionado un par de veces que tener algún tipo de sistema de seguimiento de solicitudes es una buena idea. ¿Cómo se maneja eso en El Ciclo? Designas una cantidad de tiempo específica cada día para trabajar en tus entradas. Una vez tuve un trabajo en el que se esperaba que dedicara un tercio de mi jornada a esas solicitudes. Por lo tanto, cada día añadía a mi lista una tarea de dos horas llamada Tickets. No me ocupaba de esos tickets sólo durante un bloque de dos horas por la mañana, sino que utilizaba Tickets como soporte de tiempo para aquellos momentos del día en los que necesitaba trabajar en los tickets porque uno de ellos se había convertido en una prioridad inesperada.

También tengo muchas interrupciones, aproximadamente una hora al día. Estas interrupciones son una parte importante para atender las necesidades de mis clientes, así que también les dedico tiempo.

Ahora puedes calcular cuántas horas de trabajo tienes que hacer, ¡y resultan ser 11.25 horas! Con sólo 8 horas para hacer 11.25 horas de trabajo, es hora de priorizar. Todos los elementos que se deben entregar hoy se convierten inmediatamente en una prioridad A. La cuestión de la biblioteca de cintas era una A ayer, que completamos a medias. Por lo tanto, terminar esa tarea es obviamente una prioridad A hoy.

¿Cómo se priorizan los elementos de Tickets e Interrupciones? Bueno, tienen que hacerse todos los días, así que deberían ser As. Sin embargo, las Interrupciones son una especie de reserva en caso de que te interrumpan, así que puedes ser flexible y marcar ese elemento como una B.

Hay algunas B y muchas C (lo cual es normal). Así, tienes algo que se parece a la Figura 5-9.

Figura 5-9. Tareas del martes después de rellenar todas las estimaciones de tiempo y las prioridades

Ayer, la suma de los As y los Bs fue de más horas de las que podían caber en tu jornada, por lo que tuviste que utilizar nuestras técnicas para trasladar el trabajo al día siguiente. Hoy, la suma de las A y las B es de sólo 6.25 horas. Como eso cabe en tu jornada de ocho horas, no hay ningún exceso que tengamos que trasladar.

He descubierto que si sólo tengo unos pocos As y los completo a primera hora del día, el resto del día es más relajado. Hago mis B y tantas otras tareas como sea posible, y cuando llega el final del día, muevo el trabajo incompleto al día siguiente sin sentirme culpable. Es mucho menos estresante de esta manera, y me permite lidiar con las interrupciones mucho mejor. Utilicemos hoy esa técnica.

Ahora mismo no vas a deslizar ninguna tarea a la lista de tareas del miércoles. Como verás, lo harás al final del día, si es necesario.

Ahora trabaja en los As hasta que estén completos. Trabajar en los tickets puede generar más elementos de acción para usted. Por ejemplo, si una solicitud no se va a completar en una sola sesión, puede añadirla a su lista de tareas pendientes. Digamos que el ticket #43001 de RT implica arreglar un trabajo nocturno por lotes y luego verificar que el arreglo funcionó. Usted puede arreglar el problema, y luego crear un elemento por hacer al día siguiente para verificar que el cambio arregló el problema (Figura 5-10).

Figura 5-10. Adición de un ticket de seguimiento de solicitudes al miércoles

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Si otro ticket implica pedir un software e instalarlo, podrías pedir el software hoy y luego escribir un artículo para el día en que esperas que llegue.

Yo utilizo mi organizador para hacer un seguimiento de los tickets en los que estoy trabajando activamente. Sin embargo, la lista de tickets que tengo es mucho más larga, por lo que no los incluyo en mi lista personal de tareas. Utilizo mi lista de tareas sólo para hacer un seguimiento de las cosas en las que estoy trabajando activamente y de las que tengo que hacer en una fecha específica en el futuro.

A continuación, trabaja en las B. Como las interrupciones son un búfer, no tienes que quedarte sin hacer nada si nadie te interrumpe.

Al final del día, dedica unos minutos a gestionar los elementos restantes. Las tareas que no se han completado se trasladan al día siguiente, y sales de la oficina con una sonrisa en la cara sabiendo que has gestionado todas tus tareas.

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