4.4 - El Ciclo

El Ciclo es la evolución de un sistema que ha funcionado para mi desde hace mas de 10 años. Es relativamente ligero, pero que incluye todas las pizas que necesita un administrador de sistemas.

Figure 4-1. FranklinCovey, Filofax y otros venden hojas de “una página por día” en las que se registra la lista de tareas y el horario diario.

Hay cuatro partes en nuestro organizador:

• 365 listas de pendientes por año. Vamos a tener una lista de pendientes para cada día del año. En la lista de Hoy se registran todos los pendientes que se tienen que hacer hoy. Si usted sabe que hay que hacer algo para un día en particular, escríbalo en esa lista. Los pendientes que se quedaron fuera al final de día serán movidos a la lista del siguiente día.

• Horario para hoy. Cada día vamos a planificar el día en intervalos de una hora.

• Un calendario de citas. Este se utiliza para registrar todas nuestras cistas, reuniones, planes sociales, y demás. Los eventos que tengan fecha para determinado mes deberán registrarse en el calendario hasta que se tranfiera a el horario de dicho día.

• Notas. Nuestro organizador también puede utilizarse para almacenar otras notas y listas. Por ejemplo, en el Capítulo 7, vamos a crear listas de planes para el corto y largo plazo.

El Ciclo dice así: cada día comienza por invertir 10 minutos para planear mi día. El proceso de planificación es simple:

• Hacer la programación del día. En la programación del día reservo tiempo para todas mis reuniones y citas. Todos esos eventos ya deben aparecer listados en mi calendario (explico como hacer esto en el Capítulo 6). Cuento cuantas horas quedan. Esas son mis horas de trabajo del día.

• Crear lista de tareas para hoy. En la lista de tareas para hoy, tengo una lista de todos los pendientes que tengo en mi bandeja para ese día. Esos pendientes pueden ser sacados de llamadas telefónicas, reuniones, citas, mi calendario, nuestro sistema de tickets, y de la lista de pendientes de ayer.

• Priorizar y reagendar. Para cada elemento, estime cuanto tiempo le tomará llevarlo a cabo. Yo sumo el total de las estimaciones. Si el tiempo total son mas que las horas de mi jornada diaria, muevo algunos elementos individuales a la lista de mañana. Hablaremos después acerca de las técnicas para seleccionar que se debe mover para después.

• Trabaje el plan. Me paso el día trabajando en las tareas de mi listsa y asistiendo a las reuniones/citas. Me mantengo enfocado. Cuando termino algo, lo marco con una X.

• Termine el día. Al final del día, muevo todos las tareas sin terminar a la lista del día siguiente. Marco los elementos que fueron movidos con un guión.

• Deje la oficina. Ahora puedo dejar la oficina. Estoy contento con el conocimiento de que cada elemento en mi lista fue gestionado. (ya sea que se hizo o fue movido a la siguiente lista. Nada quedó olvidado).

• Repítalo. Al día siguiente El Ciclo comienza de nuevo. Cada lista de pendientes viene precargada con los elementos que se han movido de días anteriores.

Al tener una lista nueva cada día, vamos a tener una buena sensación cuando hayamos gestionado cada elemento en la lista de hoy. Cuando terminemos nuestra lista temprano, podemos recompensarnos a nosotros mismos trabajando en un proyecto de “diversión”, o yendo a casa temprano si tenemos este tipo de flexibilidad. Cuando tenemos mas trabajo del que pueda hacerse hoy, podemos sentirnos tranquilos de que encontramos una manera de gesitonar la sobrecarga.

Podemos hacer la planeación a largo y mediano plazo en lugar de la lucha constante para mantener la cabeza fuera del agua. Podemos deshacer una tarea en partes pequeñas y agendar cada parte para un día en particular. Podemos programar tiempo parda el siguiente mes o incluyo el año, para alcanzar un objetivo a largo plazo escribiendo recordatorios en varias páginas.

También tenemos un calendario para llevar nuestas citas. Use un calendario para ambos, trabajo y vida social, porque un calendario es mejor que dos. Un calendario combinado asegura que no se pierda algo divertido ya que no revisamos nuestro calendario personal y luego decidamos trabajar hasta tarde.

¿Suena muy mecánico?, ¿muy inflexibe?, ya verá lo flexible que puede ser. Todo este proceso de planificación le tomará cerca de 10 minutos cada día y ahorrar horas de frustración. ¿Planificar su día entero le parece algo irreal? ¿Qué pasa cuando nuevas tareas son agregadas a su lista durante el día? Le prometo que lo vamos a revisar en el Capítulo 5. Tiene que aprender a gatear antes de aprender a caminar.

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