Ahora que has visto algunos ejemplos de rutinas que me funcionan, ¿cómo puedes desarrollar rutinas para ti? Aquí tienes algunas cosas que debes buscar:
Cuando estaba en los Laboratorios Bell, cada administrador de sistemas atendía a dos o tres grupos de clientes (todos dábamos soporte a toda la red, pero cada SA debía centrarse en un segmento de clientes concreto). Teníamos que reunirnos con el Punto de Contacto Único (Single Point of Contact, SPOC) de cada grupo, junto con el jefe de departamento (la persona que pagaba las facturas de ese grupo).
Fue difícil conseguir que los jefes de departamento cumplieran sus horarios, pero cedieron cuando se les prometió que la reunión no duraría más de 15 minutos y que siempre empezaría a la hora.
Los jefes de departamento descubrieron que era revolucionario poder comunicar sus necesidades directamente al personal de TI en lugar de jugar al gato y al ratón. A menudo pedían prolongar la reunión más allá de los 15 minutos, o utilizaban los primeros 15 minutos para establecer objetivos, y el administrador del sistema y el SPOC continuaban la reunión para trabajar en los temas planteados.
Algunos jefes de departamento se resistieron, diciendo que delegaban “todo ese tipo de cosas” en su SPOC. Sin embargo, descubrimos que sin la persona que pagaba las facturas en la sala, las reuniones no eran tan eficaces. Con el tiempo, conseguimos celebrar reuniones periódicas con cada grupo de clientes SPOC y jefe de departamento porque nuestra capacidad de escucha, y las acciones posteriores, demostraron el valor de las reuniones.