Prefacio

“¿Gestión de Tiempo para Administradores de Sistemas?”

Uh-huh.

“Te refieres a, ¿como usar PDAs, vCal, servidores de calendarios y esas cosas?”

No, no del todo. Los administradores de sistemas deberían de ser capaces de entender las cosas sin necesidad de un libro.

“Entonces ¿porqué no solo deberíamos de comprar un libro de los 10 mil millones que hay en el mercado?”

Porque no sirven. Bueno, no es que no sirvan. Es solo que no hablan de “nosotros.” Hablan de una persona común con la que usted y yo no nos podemos relacionar. Soy un geek. Un administrador de sistemas. Un neófito en redes. Mi vida en casa se parece mucho a mi vida laboral, debería de ver el “killer server” que puse en la casa. Una vez que lo haya terminado de ajustar, voy a hacer lo mismo con en del trabajo. Muy pocas profesiones son como esta. Los Neurocirujanos no vuelven a su casa emocionados con intentar una técnica nueva con su gato, con la esperanza de que funcione y ponerla en práctica con los pacientes.

(Chuuu, el gato se sale de la habitación.) “No voy a dejar que te acerques a mi gato nunca.”

Escucha, lo que estoy tratando de decir es que la administración de sistemas no es un trabajo. Es un estilo de vida. Necesitamos libros de gestión de tiempo que hablen de nuestro estilo de vida, con nuestras propias palabras, y resuelvan nuestros problemas.

“¿Estilo de vida?”

Estilo de vida, estilo de trabajo, como sea. Ningún otro trabajo lleva a la gente a varias direcciones a la vez. Los usuarios interrumpen constantemente con solicitudes, lo que impide terminar lo que estaba haciendo. Los directivos quieren que termine los grandes proyectos pero lo inundan con solicitudes que requieren de una rápida resolución impidiendo terminar esos proyectos a largo plazo.

En nuestro campo, los buenos mentores son raros. Si tu jefe es técnico, él puede guiarnos en temas técnicos pero no en gestionar el tiempo. Si nuestro jefe no es técnico, el no puede ser nuestro mentor porque no tiene “ni idea” acerca de las exigencias de nuestro trabajo.

“¿Y que te hace tan cualificado?”

Bueno, en primer lugar, me tomó un montón de capacitación en gestión del tiempo y me di cuenta que 80 por ciento de lo que se enseñaba no se aplica a los SAs (Administradores de Sistemas). Pero retuve el 20 por ciento que sí lo hacía. Entonces, en los últimos años he perfeccionado las técnicas, desarrollado mucho de mi parte e incluso e comenzado a impartir seminarios sobre el tema. Este libro contiene lo que hay en esas capacitaciones.

“Bueno, todavía no me convence.”

Déjame darte un ejemplo. Tú sabes la diferencia entre un lenguaje interpretado y un lenguaje compilado, ¿verdad?

“Claro! El leguaje interpretado es mas lento porque va e interpreta cada línea de código cada vez que se lee. El lenguaje compilado gasta mucho tiempo procesando el programa completo y convirtiendolo a leguaje máquina, que luego se puede ejecutar mucho mas rápido que su contraparte, el interpretado.”

Exacto.

“¿Así que quieres compliar mi vida?”

Eso sería genial, pero no. Sin embargo podemos aprender mucho de los compiladores gastando un poco de tiempo de modo que no tengas que repetirlo varias veces después. Por ejemplo, en un empleo que tuve, unas de las cosas que tenía que hacer era cambiar las cintas de respaldo. Eso era antes de que cartucheras baratas eliminaran ese trabajo. Teníamos tres servidores principales en la sala de cómputo, mas ocho pequeños servidores dispersos por el edificio. La cinta no tenía que ser cambiada si le quedaba mucho espacio, pero tomaba mucho tiempo y suposiciones predecir si podría cambiarse la cinta para ese servidor. Si calculaba mal la cantidad de espacio libre de la cinta para completar el respaldo de mañana, algunos podrían fallar. El que fallaran estaba mal y yo no quería eso. El proceso realmente me estresaba mucho. Entonces me di cuenta que estaba actuando como un interprete revisando cada paso, cada día, estresándome en cada detalle. Necesitaba hacer el análisis una vez y seguir con esas decisiones.

La primera decisión que hice fué “la cinta es barata, mi tiempo no.” Así que, mas allá de intentar optimizar cada bit de la cinta, preferí gastar un poco más de cinta y ganar mucho tiempo.

La siguiente decisión que hice fue “no preocuparse por las cosas pequeñas.” Los datos de aquellos ocho pequeños servidores dispersos por todo el edificio eran menos importantes que los datos de la sala de cómputo. Sin embargo, yo estaba estresándome por ellos. Tuve que dejar de preocuparme (y estresarme) acerca de las cosas que no importaban. Los SAs tienen problemas para establecer prioridades.

Decidí que tenía que hacer el análisis una vez y reusarlo cada día. Necesitaba ser como el lenguaje compilado en vez del interpretado: precompilar una desición y usarla una y otra vez. Mi análisis fue que a la de los servidores de la sala de cómputo necesitaba cambiarlas casi todos los días. Por lo tanto, yo podía cambiarlas cada día sin necesidad de hacer ningún análisis de cuanto espacio le quedaban a la cintas. Si despediciaba un poco de cinta, no me iba a importar.

Sin embargo, los pequeños, los servidores dispersos, rara vez necesitaban ser cambiados. Me gustaría cambiarles las cinta todos los lunes, más el día después de que un respaldo falle porque se llene la cinta.

“Así que decidiste que si fallaba estaba bien.”

Así es. Dejé de preocuparme por la perfección donde no importa. El perfeccionismo es a menudo excesivo y una pérdida de tiempo.

Los inventores de Internet eran brillantes en esto. Ellos se dieron cuenta que no llegarían a ninguna parte si se esperaban a que los enlaces de comunicación fueran perfectos, así que ellos desarrollaron protocolos que funcionaran en torno a las imperfecciones.

“Pero mi jefe espera perfección..”

En realidad, tu jefe tiene sus prioridades, también, y se da cuenta que las compensaciones se deben hacer. Vamos a hablar de la gestión de tu jefe en el Capítulo 8.

“Por favor, dime que todos tus consejos no son relacionados a compiladores e intérpretes.”

Oh, lo prometo. No todo va a ser una analogía. Sin embargo, podrás ver algunos de los temas importantes:

• Mantener todas tus cosas de gestión-de-tiempo en un solo lugar.

• Usar tu cerebro para lo que estés haciendo en ese momento, y usar almacenamiento externo para todo lo demás.

• Desarrollar rutinas para las cosas que suceden prediódicamente.

• Pre-calcular desiciones para desarrollar hábitos y mantras.

• Mantener la concentración durante el tiempo del proyecto.

• Mejorar tu vida social mediante la aplicación de éstas herramientas fuera del trabajo también.

“¿Vas a hacer que funcione con algún acrónimo bonito?”

Te prometo que no. Lo que es importante saber por ahora es que he construido cada capítulo para agrupar los problemas particulares del área para los SAs. Se basan uno del otro.

Prefacio

• Una introducción del libro y los temas que cubre. Lo estás leyendo justo ahora.

Capítulo 1, Principios de la Gestión del Tiempo

• ¿Qué nos hace tan especiales? Es en su mayoría el número de interrupciones que tenemos y la gran cantidad de proyectos simultaneos que se nos pide que hagamos. Pero hay mas que eso. Este capítulo presenta los principios que se utilizan en todo el resto del libro.

Capítulo 2, Enfoque Versus Interrupciones

• Este capítulo muestra como tratar a un cliente interrumpidor sin sonar como un idiota. No será capaz de lograr mucho sino logra gestionar tus interrupciones.

Capítulo 3, Rutinas

• Este capítulo muestra como convertir el caos en rutina. Nuestros trabajos están llenos de caos, cualquier cosa que se pueda convertir en rutina significa un poco menos de caos y un poco menos de estrés. Cuando desarrollamos rutinas para nuestras tareas, se vuelven hábitos y es menos problable que los olvidemos.

Capítulo 4, El Sistema Ciclo

• Este capítulo es una introducción a mi “Sistema Ciclo”, que es una manera de manejar tu lista de tareas. Muestra como hacer malabares con muchas demandas sin perder nada. Incluso si usted tiene 100 horas de tareas en su bandeja, puede administrar todas y todavía solo trabajar 8 horas al día.

Capítulo 5, El Sistema Ciclo: Lista de Tareas y Horarios

• En este capítulo se enfoca sobre el trabajo día-a-día para poner a El Sistema Ciclo en práctica, crear la lista de tareas y de horarios. También hay consejos y estrategias para hacer frente cuando hay demasiado trabajo.

Capítulo 6, El Sistema Ciclo: Gestión de Calendario

• Los SAs tienen muchas reuniones y compromisos. Si podemos mejorar la gestión, no solo haremos que ya no perdamos mas compromisos, sino también calendarizar mas diversión a nuestra vida social. En este capítulo, extiendo el Sistema Ciclo para incluir nuestro calendario.

Capítulo 7, El Sistema Ciclo: Objetivos de Vida

• Este capítulo muestra como identificar objetivos de largo plazo, tanto personales como profesionales, y como asegurarse de lograrlos. ¿Dónde quieres estár en 10 años? Tienes mas posibilidades de llegar si se hace un poco de planificación ahora.

Capítulo 8, Priorización

• Un malabarista puede malabarear muchos objetos pero debe de dejar de malabarear cuando se comete un simple error. Un gran malabarista sabe como extender un malabar dejando caer una o dos bolas para que las demas sigan en juego. En este capítulo, se analizan diferentes maneras de dar prioridad a fin de que el Sistema Ciclo funcione aún mejor.

Capítulo 9, Gestión de Stress

• Un capítulo corto acerca de como aprendí a manejar el stress.

Capítulo 10, Gestión de Correo

• Todos recibimos mucho correo. Aquí están algunos consejos realistas para conseguir el control sobre el correo que reciba.

Capítulo 11, Eliminando los Ladrones de Tiempo

• Una manera de tener mas tiempo es eliminar los ladrones de tiempo (time wasters). en este capítulo, hablaremos de como identificarlos y como eliminarlos.

Capítulo 12, Documentación

• Este capítulo explora las maneras de documentar sin dolor. Cuando documentamos, ayudamos a gestionar nuestro tiempo de dos maneras. Primero, gastamos menos tiempo intentando recordar como hacer algo porque podemos ver nuestros apuntes. Segundo, esto hace mucho mas fácil que alguien mas se haga cargo de la tarea, completamente quitándola de nuestra lista de pendientes. El problema es encontrar una forma realista de conseguir el hábito de documentar. La solución se llama Wiki.

Capítulo 13, Automatización

• ¿Que mejor que una computadora haga el trabajo por ti? Hay muchas maneras novedosas y fáciles de comenzar a automatizar tareas, incluso si no sabe mucho acerca de programación. Este capítulo explica algúnos métodos para automatizar con poco esfuerzo.

Epílogo

• Algunas sugerencias finales acerca de qué hacer con el tiempo libre que tendrá después de aplicar las técnicas de este libro.

Este libro es para los que trabajan en TI, administradores de sistemas, administradores de redes, operadores, personal de mesa de ayuda, y los otros, muchos otros trabajos similares que pueden ser encontrados en la industria de TI. Está escrito para personas que están en el comienzo de sus carreras, pero los veteranos de la industria encontrarán de igual manera útiles estas técnicas. Si piensa que no tiene tiempo para leer este libro, usted necesita este libro.

Este libro no es para programadores. Algunos que leyeron este libro antes de publicarlo me dijeron que los programadores podrían encontrar este libro extremadamente útil, pero yo creo que los programadores tienen problemas diferentes y por lo tanto merecen su propio libro. Si eres programador, cómprale este libro como regalo al administrador de sistemas que te da soporte. Si lo leíste antes de envolverlo para regalárselo, no se lo diré.

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